✦Famille et administration

Relance des cotisations auprès des adhérents d'une association

Modèle de lettre · 6 informations à préparer

Modèle de courrier cordial envoyé par le trésorier d'une association pour rappeler à un adhérent sa cotisation demeurée impayée.

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Sans compte ni carte bancaire : essayez tout de suite, sur 2 pages ; un compte gratuit donne ensuite 5 pages par mois.

Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

prénom et nom du signataire
fonction au sein de l'association
Association nom complet de l'association
siège social de l'association
coordonnées du trésorier
madame ou monsieur membre de l'association
adresse du destinataire
Objet : Rappel amiable – règlement de votre cotisation pour l'exercice en cours
Madame, Monsieur,
Votre engagement au sein de nom complet de l'association contribue pleinement à la vitalité de nos activités, notamment domaine d'activité de l'association. Nous tenions à commencer ce courrier par nos remerciements sincères pour cette présence précieuse.
Nos registres font toutefois apparaître que votre cotisation pour l'exercice en cours n'a pas encore été enregistrée dans notre comptabilité. Il peut s'agir d'un simple oubli de trésorerie, fort compréhensible au regard de vos occupations.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder à son règlement par l'un des moyens habituellement acceptés par notre association : moyens de paiement acceptés par l'association. Si un versement a déjà été effectué récemment, merci de considérer la présente comme sans objet et de croire en nos excuses pour ce rappel malvenu.
Si une difficulté momentanée retarde ce règlement, n'hésitez pas à nous écrire discrètement : des arrangements raisonnables peuvent être trouvés, et votre place parmi nous importe davantage que la forme.
Avec nos remerciements anticipés, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Fait à ville
date
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[PRÉNOM ET NOM DU SIGNATAIRE]
[FONCTION AU SEIN DE L'ASSOCIATION]
Association [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION]
[SIÈGE SOCIAL DE L'ASSOCIATION]
[COORDONNÉES DU TRÉSORIER]

[MADAME OU MONSIEUR MEMBRE DE L'ASSOCIATION]
[ADRESSE DU DESTINATAIRE]

Objet : Rappel amiable – règlement de votre cotisation pour l'exercice en cours

Madame, Monsieur,

Votre engagement au sein de [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION] contribue pleinement à la vitalité de nos activités, notamment [DOMAINE D'ACTIVITÉ DE L'ASSOCIATION]. Nous tenions à commencer ce courrier par nos remerciements sincères pour cette présence précieuse.

Nos registres font toutefois apparaître que votre cotisation pour l'exercice en cours n'a pas encore été enregistrée dans notre comptabilité. Il peut s'agir d'un simple oubli de trésorerie, fort compréhensible au regard de vos occupations.

Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir procéder à son règlement par l'un des moyens habituellement acceptés par notre association : [MOYENS DE PAIEMENT ACCEPTÉS PAR L'ASSOCIATION]. Si un versement a déjà été effectué récemment, merci de considérer la présente comme sans objet et de croire en nos excuses pour ce rappel malvenu.

Si une difficulté momentanée retarde ce règlement, n'hésitez pas à nous écrire discrètement : des arrangements raisonnables peuvent être trouvés, et votre place parmi nous importe davantage que la forme.

Avec nos remerciements anticipés, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[FAIT A VILLE]
[DATE]
[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Vous êtes trésorier ou président et vos registres montrent qu'un adhérent actif n'a pas réglé sa cotisation de l'exercice en cours. Ce rappel écrit conserve le ton chaleureux indispensable pour ne pas froisser un membre tout en officialisant la démarche de relance.
Les 6 informations à préparer
  • Le nom complet de l'association
  • Le nom de l'adhérent concerné et ses coordonnées
  • L'état exact des règlements enregistrés
  • Les moyens de paiement acceptés par l'association
  • Les coordonnées du trésorier pour toute question
  • La qualité exercée par le signataire du courrier
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Gardez un registre fiable des rappels envoyés pour éviter tout double emploi gênant avec un membre déjà en règle.
  • Proposez plusieurs façons simples de payer : chaque friction en moins augmente fortement le taux de règlements volontaires.
  • Adaptez le ton au nombre de rappels déjà effectués et gardez toujours la porte ouverte à un arrangement, avant toute mesure contraignante prévue par les statuts.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

Un adhérent en retard peut-il participer aux votes ?
La réponse figure généralement dans les statuts ou le règlement intérieur, qui précisent parfois les conditions d'éligibilité au vote. Relisez ces deux documents avant d'arrêter une position ferme vis-à-vis du membre concerné.
Combien de rappels faut-il envoyer avant d'aller plus loin ?
Il n'existe pas de règle universelle : privilégiez d'abord un rappel courtois écrit, puis un second accompagné d'un échange oral direct. Ne passez aux mesures statutaires, telles que la suspension, qu'après avoir relu vos propres textes internes.

Autres modèles de lettres

Démissionner de son statut d'adhérent d'association

Voisinage et vie locale

Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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