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Consulter son dossier administratif d'agent public

Modèle de lettre · 5 informations à préparer

Cette lettre permet à un agent public de demander la consultation ou la copie de son dossier administratif détenu par son employeur.

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Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

votre prénom votre nom
votre adresse
code postal et ville
téléphone
courriel
Monsieur ou Madame le Chef de service ou Directeur des ressources humaines
nom du service employeur
adresse du destinataire
ville, le date
Objet : demande de consultation de mon dossier administratif
Madame, Monsieur,
Agent public exerçant au sein de votre service en qualité de emploi occupé, immatriculé(e) sous le numéro matricule ou identifiant interne, je souhaite pouvoir prendre connaissance de mon dossier administratif, selon les modalités applicables au sein de notre service.
Je sollicite en conséquence la possibilité de consulter mon dossier complet ou d'en recevoir la copie des pièces qui y sont versées, selon la modalité que vous pourrez mettre en œuvre le plus simplement : prise de connaissance sur place, envoi postal ou mise à disposition par voie électronique.
Si quelques pièces paraissaient soumises à une communication restreinte, je vous remercie de m'en informer en m'indiquant les voies ouvertes à cet égard. Je me tiens disponible pour tout rendez-vous utile dans vos locaux ainsi que pour présenter toute pièce attestant de mon identité.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[VOTRE PRÉNOM] [VOTRE NOM]
[VOTRE ADRESSE]
[CODE POSTAL ET VILLE]
[TÉLÉPHONE]
[COURRIEL]

Monsieur ou Madame le Chef de service ou Directeur des ressources humaines
[NOM DU SERVICE EMPLOYEUR]
[ADRESSE DU DESTINATAIRE]

[VILLE], le [DATE]

Objet : demande de consultation de mon dossier administratif

Madame, Monsieur,

Agent public exerçant au sein de votre service en qualité de [EMPLOI OCCUPÉ], immatriculé(e) sous le numéro [MATRICULE OU IDENTIFIANT INTERNE], je souhaite pouvoir prendre connaissance de mon dossier administratif, selon les modalités applicables au sein de notre service.

Je sollicite en conséquence la possibilité de consulter mon dossier complet ou d'en recevoir la copie des pièces qui y sont versées, selon la modalité que vous pourrez mettre en œuvre le plus simplement : prise de connaissance sur place, envoi postal ou mise à disposition par voie électronique.

Si quelques pièces paraissaient soumises à une communication restreinte, je vous remercie de m'en informer en m'indiquant les voies ouvertes à cet égard. Je me tiens disponible pour tout rendez-vous utile dans vos locaux ainsi que pour présenter toute pièce attestant de mon identité.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.

[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Utilisez cette lettre avant un entretien d'évaluation, une candidature à une promotion, un mouvement ou dans la perspective d'une procédure disciplinaire, afin de connaître le contenu de votre dossier : évaluations, courriers, éléments divers. Vous pouvez demander une consultation sur place ou la copie des pièces.
Les 5 informations à préparer
  • Votre statut, votre grade et votre service d'affectation
  • Votre matricule ou identifiant interne
  • L'étendue des pièces recherchées
  • Le mode d'accès préféré (sur place, copie, voie électronique)
  • Vos coordonnées professionnelles et personnelles
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Formulez une demande assez précise sur l'étendue voulue : une requête floue allonge les échanges et retarde l'accès effectif au dossier.
  • Pensez aux archives intermédiaires si votre carrière est longue : certains éléments peuvent être archivés hors du service des ressources humaines.
  • Conservez une copie horodatée de votre demande : elle servira de base à une relance en cas de silence prolongé.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

Mon dossier comprend-il aussi les éléments informatisés ?
Le périmètre couvre en principe l'ensemble des enregistrements formalisés vous concernant, quel qu'en soit le support. Posez la question précise à votre service des ressources humaines si vous doutez de la nature d'un document.
Puis-je contester une pièce figurant dans mon dossier ?
Vous pouvez présenter des observations écrites et, selon les cas, solliciter une correction. Le dialogue avec le service des ressources humaines constitue la première étape, avant tout autre recours éventuel.

Autres modèles de lettres

Demande d'accès à un document administratif

Famille et administration

Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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