✦Famille et administration

Demande d'accès à un document administratif

Modèle de lettre · 5 informations à préparer

Ce modèle permet d'exercer votre droit d'accès en demandant la communication ou la copie d'un document détenu par une administration.

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Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

votre prénom et nom
votre adresse complète
code postal et ville
téléphone
courriel
service producteur ou détenteur du document
nom de la collectivité ou de l'organisme public
adresse du destinataire
code postal et ville du destinataire
ville de l'expéditeur, le date
Objet : Demande de communication d'un document administratif
Madame, Monsieur,
Exerçant mon droit d'accès aux documents administratifs, je sollicite la communication, en copie format souhaité, du document suivant :
Intitulé ou nature du document : description précise
Date et référence éventuelles : date ou référence du document si connue
Service producteur ou détenteur : service
Contexte ou dossier concerné : dossier ou affaire à laquelle le document se rattaché
Si l'identification du document présentait quelque difficulté, je vous remercie de me contacter pour affiner ma demande afin qu'elle aboutisse.
Je vous remercie également de m'indiquer, avant tout envoi, si des frais de reproduction s'avèrent applicables au support choisi, afin que je puisse en prendre connaissance et le confirmer à temps.
Vous pouvez me joindre aux coordonnées indiquées en tête de la présente. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[VOTRE PRÉNOM ET NOM]
[VOTRE ADRESSE COMPLÈTE]
[CODE POSTAL ET VILLE]
[TÉLÉPHONE]
[COURRIEL]

[SERVICE PRODUCTEUR OU DÉTENTEUR DU DOCUMENT]
[NOM DE LA COLLECTIVITÉ OU DE L'ORGANISME PUBLIC]
[ADRESSE DU DESTINATAIRE]
[CODE POSTAL ET VILLE DU DESTINATAIRE]

[VILLE DE L'EXPÉDITEUR], le [DATE]

Objet : Demande de communication d'un document administratif

Madame, Monsieur,

Exerçant mon droit d'accès aux documents administratifs, je sollicite la communication, en copie [FORMAT SOUHAITÉ], du document suivant :

Intitulé ou nature du document : [DESCRIPTION PRÉCISE]
Date et référence éventuelles : [DATE OU RÉFÉRENCE DU DOCUMENT SI CONNUE]
Service producteur ou détenteur : [SERVICE]
Contexte ou dossier concerné : [DOSSIER OU AFFAIRE À LAQUELLE LE DOCUMENT SE RATTACHE]

Si l'identification du document présentait quelque difficulté, je vous remercie de me contacter pour affiner ma demande afin qu'elle aboutisse.

Je vous remercie également de m'indiquer, avant tout envoi, si des frais de reproduction s'avèrent applicables au support choisi, afin que je puisse en prendre connaissance et le confirmer à temps.

Vous pouvez me joindre aux coordonnées indiquées en tête de la présente. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Utilisez cette lettre lorsqu'une administration détient un document vous intéressant — arrêté, délibération, procès-verbal, votre propre dossier — et que vous souhaitez le consulter ou en recevoir une copie. Précisez le document demandé au maximum : une formulation vague expose à une réponse dilatoire. Envoyez si possible votre courrier par un moyen permettant de prouver sa remise.
Les 5 informations à préparer
  • La description exacte du document demandé (intitulé, référence, date)
  • Le service ou l'organisme détenteur du document
  • Le contexte ou le dossier lié au document
  • Le format souhaité : consultation sur place ou copie papier ou électronique
  • Vos coordonnées complètes pour la réponse
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Plus votre description du document est vague, plus la réponse aura des chances d'être négative : citez intitulé, dates et références dès le premier courrier.
  • Des frais de reproduction peuvent être réclamés selon le volume et le format : faites-les valider par écrit avant de lancer un impressionnant lot de copies.
  • Conservez soigneusement les réponses reçues, y compris les refus motivés : ils seront indispensables si vous souhaitez faire examiner la suite de votre démarche.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

Une administration peut-elle refuser de communiquer le document ?
Oui : certains documents bénéficient d'exceptions tenant au secret ou à la protection des tiers, et le refus doit alors être motivé. Face à un refus explicite, un accompagnement spécialisé existe pour examiner la légitimité de cette réponse.
Combien d'exemplaires et quel format demander ?
Formulez une demande réaliste : un exemplaire, dans le format véritablement utile à votre démarche. Des demandes excessives ou répétitives peuvent rebuter le service destinataire sans apporter de valeur ajoutée à votre dossier.

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Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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