✦Famille et administration

Demande de location d'une salle municipale pour un événement associatif

Modèle de lettre · 6 informations à préparer

Modèle de lettre adressé à la mairie pour réserver une salle communale au profit d'un événement organisé par une association.

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Sans compte ni carte bancaire : essayez tout de suite, sur 2 pages ; un compte gratuit donne ensuite 5 pages par mois.

Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

prénom et nom du signataire
fonction au sein de l'association
Association nom complet de l'association
siège social de l'association
téléphone
courriel
monsieur le maire de la commune concernée
service chargé des salles municipales
adresse du destinataire
Objet : Demande de mise à disposition de nom de la salle municipale souhaitée – événement associatif
Monsieur le Maire,
Au nom de l'association nom complet de l'association, j'ai l'honneur de solliciter la mise à disposition de nom de la salle municipale souhaitée afin d'organiser nature de l'événement proposé, manifestation destinée à public visé par l'événement.
La date retenue serait le date souhaitée pour l'événement, avec une occupation nécessaire de heure de début souhaitée à heure de fin souhaitée, incluant la préparation et le rangement des lieux. Près de nombre de participants attendus personnes sont pressenties.
Des besoins matériels particuliers seraient à prendre en compte : liste du matériel nécessaire. Par ailleurs, il nous serait très utile de connaître les conditions tarifaires applicables aux associations, ainsi que toute exigence relative à la sécurité, à la caution éventuelle ou à la déclaration préalable de la manifestation.
Notre association s'engage à respecter strictement le règlement intérieur du lieu, à présenter l'attestation d'assurance responsabilité civile demandée et à rétablir la propreté complète des locaux après l'événement.
Il nous serait enfin utile de recevoir le formulaire de réservation ou la convention d'occupation nécessaire à la confirmation, afin de pouvoir anticiper sereinement l'organisation. Je vous remercie par avance de votre attention et vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma haute considération.
Fait à ville
date
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[PRÉNOM ET NOM DU SIGNATAIRE]
[FONCTION AU SEIN DE L'ASSOCIATION]
Association [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION]
[SIÈGE SOCIAL DE L'ASSOCIATION]
[TÉLÉPHONE]
[COURRIEL]

[MONSIEUR LE MAIRE DE LA COMMUNE CONCERNÉE]
[SERVICE CHARGÉ DES SALLES MUNICIPALES]
[ADRESSE DU DESTINATAIRE]

Objet : Demande de mise à disposition de [NOM DE LA SALLE MUNICIPALE SOUHAITÉE] – événement associatif

Monsieur le Maire,

Au nom de l'association [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION], j'ai l'honneur de solliciter la mise à disposition de [NOM DE LA SALLE MUNICIPALE SOUHAITÉE] afin d'organiser [NATURE DE L'ÉVÉNEMENT PROPOSÉ], manifestation destinée à [PUBLIC VISÉ PAR L'ÉVÉNEMENT].

La date retenue serait le [DATE SOUHAITÉE POUR L'ÉVÉNEMENT], avec une occupation nécessaire de [HEURE DE DÉBUT SOUHAITÉE] à [HEURE DE FIN SOUHAITÉE], incluant la préparation et le rangement des lieux. Près de [NOMBRE DE PARTICIPANTS ATTENDUS] personnes sont pressenties.

Des besoins matériels particuliers seraient à prendre en compte : [LISTE DU MATÉRIEL NÉCESSAIRE]. Par ailleurs, il nous serait très utile de connaître les conditions tarifaires applicables aux associations, ainsi que toute exigence relative à la sécurité, à la caution éventuelle ou à la déclaration préalable de la manifestation.

Notre association s'engage à respecter strictement le règlement intérieur du lieu, à présenter l'attestation d'assurance responsabilité civile demandée et à rétablir la propreté complète des locaux après l'événement.

Il nous serait enfin utile de recevoir le formulaire de réservation ou la convention d'occupation nécessaire à la confirmation, afin de pouvoir anticiper sereinement l'organisation. Je vous remercie par avance de votre attention et vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma haute considération.

[FAIT A VILLE]
[DATE]
[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Votre association organise une manifestation locale et cherche un équipement communal adapté, comme une salle des fêtes ou une salle polyvalente. Ce courrier engage officiellement la réservation, précise les besoins matériels et pose les bonnes questions tarifaires et d'assurance.
Les 6 informations à préparer
  • Le nom complet de l'association
  • La nature de l'événement et le public visé
  • La date souhaitée et les horaires de mise à disposition
  • Le nombre de participants attendus
  • Le matériel ou les services spécifiques nécessaires
  • Les informations relatives à votre assurance responsabilité civile
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Anticipez largement : les dates attractives sont réservées très tôt, notamment pendant la belle saison et autour des fêtes de fin d'année.
  • Clarifiez qui gère le nettoyage final et le pliage du mobilier : les litiges post-événement proviennent souvent de ce flou.
  • Vérifiez également l'accès des personnes à mobilité réduite et la capacité électrique réelle si vous prévoyez de la sonorisation ou de la cuisine sur place.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

Le tarif associatif est-il vraiment avantageux ?
Dans beaucoup de communes, oui : une grille spécifique distingue les associations des particuliers ou des entreprises. Demandez explicitement la grille applicable et faites inscrire la condition retenue dans la convention de réservation.
Quelle assurance dois-je fournir ?
Les municipalités exigent quasi systématiquement une attestation de responsabilité civile couvrant la manifestation. Vérifiez votre contrat associatif et sollicitez si besoin une extension temporaire auprès de votre assureur avant la signature de la convention.

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Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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