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Demande d'indemnités kilométriques et frais de déplacement

Modèle de lettre · 6 informations à préparer

Réclamez le remboursement des kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel ou des frais de transport engagés pour vos missions professionnelles.

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Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

nom et prénom
fonction occupée
service
votre adresse
téléphone
nom de l'entreprise
Service comptabilité
À l'attention de nom du responsable
adresse de l'entreprise
ville, le date
Objet : Demande de remboursement d'indemnités kilométriques et de frais de déplacement
Madame, Monsieur,
Dans le cadre de mes fonctions au poste de fonction occupée, j'ai effectué, entre le date de début de la période et le date de fin de la période, plusieurs déplacements professionnels en utilisant mon véhicule personnel. Ces trajets étaient nécessaires à l'accomplissement de mes missions, notamment contexte des missions concernées
Ces déplacements ont totalisé nombre de kilomètres parcourus kilomètres. Ils relèvent d'une prise en charge selon les modalités fixées par nos règles internes et, le cas échéant, par ma convention collective.
Vous trouverez ci-joint ma note de frais détaillée, accompagnée de l'ensemble des justificatifs requis (tickets de péage, reçus de stationnement, notes de transport). J'y ai fait figurer le détail des distances parcourues ainsi que les caractéristiques de mon véhicule.
Aussi, je vous saurais gré de bien vouloir procéder au règlement correspondant selon le circuit habituel de validation des notes de frais.
Je me tiens à votre disposition pour fournir toute pièce complémentaire qui serait utile.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[NOM ET PRÉNOM]
[FONCTION OCCUPÉE]
[SERVICE]
[VOTRE ADRESSE]
[TELEPHONE]

[NOM DE L'ENTREPRISE]
Service comptabilité
À l'attention de [NOM DU RESPONSABLE]
[ADRESSE DE L'ENTREPRISE]

[VILLE], le [DATE]

Objet : Demande de remboursement d'indemnités kilométriques et de frais de déplacement

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de mes fonctions au poste de [FONCTION OCCUPÉE], j'ai effectué, entre le [DATE DE DEBUT DE LA PERIODE] et le [DATE DE FIN DE LA PERIODE], plusieurs déplacements professionnels en utilisant mon véhicule personnel. Ces trajets étaient nécessaires à l'accomplissement de mes missions, notamment [CONTEXTE DES MISSIONS CONCERNÉES].

Ces déplacements ont totalisé [NOMBRE DE KILOMETRES PARCOURUS] kilomètres. Ils relèvent d'une prise en charge selon les modalités fixées par nos règles internes et, le cas échéant, par ma convention collective.

Vous trouverez ci-joint ma note de frais détaillée, accompagnée de l'ensemble des justificatifs requis (tickets de péage, reçus de stationnement, notes de transport). J'y ai fait figurer le détail des distances parcourues ainsi que les caractéristiques de mon véhicule.

Aussi, je vous saurais gré de bien vouloir procéder au règlement correspondant selon le circuit habituel de validation des notes de frais.

Je me tiens à votre disposition pour fournir toute pièce complémentaire qui serait utile.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Vous utilisez votre véhicule personnel ou vos propres moyens pour des déplacements professionnels et n'avez pas été remboursé malgré vos notes de frais. Cette lettre réclame le versement des indemnités prévues par votre employeur. Elle sert aussi quand des justificatifs bloquent le paiement et doivent être transmis formellement.
Les 6 informations à préparer
  • Les dates et destinations de vos déplacements professionnels
  • Le nombre total de kilomètres parcourus
  • Les caractéristiques de votre véhicule utilisé
  • L'ensemble de vos justificatifs de frais
  • Le barème applicable dans votre entreprise
  • Le circuit habituel de validation des notes de frais
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Notez systématiquement chaque trajet (date, origine, destination, motif) : une note de frais sans justification se fait plus facilement rejeter.
  • Relisez votre accord d'entreprise avant de réclamer : il définit parfois des plafonds et des conditions strictes de prise en charge.
  • Conservez l'original des justificatifs et envoyez des copies : en cas de litige, vous garderez vos preuves intactes.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

Les trajets domicile-travail sont-ils remboursés ?
En principe, les trajets quotidiens entre domicile et travail ne relèvent pas du remboursement des frais professionnels. Des exceptions peuvent exister selon votre convention collective ou si l'entreprise a expressément recouru à votre véhicule pour ses besoins ; consultez vos documents contractuels.
Quel barème utiliser pour calculer mes kilomètres ?
De nombreuses entreprises s'appuient sur le barème kilométrique officiel adapté à la puissance du véhicule ; d'autres utilisent leurs barèmes internes figurant dans l'accord d'entreprise. Retenez celui défini chez votre employeur et joignez le calcul détaillé.

Autres modèles de lettres

Négociation des indemnités d'un départ négocié

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Contester le refus de mon accident de trajet

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Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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