✦Famille et administration

Convocation réglementaire d'une assemblée générale associative

Modèle de lettre · 6 informations à préparer

Modèle de convocation officielle adressé aux adhérents pour réunir l'assemblée générale d'une association dans le respect de ses statuts.

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Modèle générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

Le modèle de lettre

prénom et nom du signataire
fonction au sein de l'association
Association nom complet de l'association
siège social de l'association
courriel de contact
madame ou monsieur membre de l'association
adresse du destinataire
Objet : Convocation à l'assemblée générale de nom complet de l'association
Madame, Monsieur,
J'ai l'honneur, en qualité de fonction du signataire, de vous convoquer à l'assemblée générale de notre association, qui se tiendra :
– le date de l'assemblée générale ;
– à horaire de l'assemblée générale ;
– au adresse complète du lieu de l'assemblée générale.
L'ordre du jour retenu est le suivant :
– Rapport moral présenté par la présidence ;
– Rapport financier et approbation des comptes de l'exercice clos ;
– Vote du budget prévisionnel ;
– Élection ou renouvellement des membres du bureau selon nos statuts ;
– Questions diverses inscrites au préalable.
Cette convocation est faite conformément aux dispositions de nos statuts, dont je vous invite à relire les modalités applicables en matière de représentation et de vote. Si vous ne pouvez assister à cette réunion, vous pourrez donner pouvoir à un autre membre adhérent, selon les formes prévues par nos textes internes.
Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la bonne information de chacun : liste des documents joints à la convocation.
Comptant sur votre présence et votre engagement, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Fait à ville
date
signature
Les passages surlignés sont à remplacer par vos informations : dans l'éditeur, vous les remplacez dans le texte, ou Plume le fait pour vous.
Le texte à copier, avec ses espaces à compléter
[PRÉNOM ET NOM DU SIGNATAIRE]
[FONCTION AU SEIN DE L'ASSOCIATION]
Association [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION]
[SIÈGE SOCIAL DE L'ASSOCIATION]
[COURRIEL DE CONTACT]

[MADAME OU MONSIEUR MEMBRE DE L'ASSOCIATION]
[ADRESSE DU DESTINATAIRE]

Objet : Convocation à l'assemblée générale de [NOM COMPLET DE L'ASSOCIATION]

Madame, Monsieur,

J'ai l'honneur, en qualité de [FONCTION DU SIGNATAIRE], de vous convoquer à l'assemblée générale de notre association, qui se tiendra :

– le [DATE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE] ;
– à [HORAIRE DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE] ;
– au [ADRESSE COMPLÈTE DU LIEU DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE].

L'ordre du jour retenu est le suivant :

– Rapport moral présenté par la présidence ;
– Rapport financier et approbation des comptes de l'exercice clos ;
– Vote du budget prévisionnel ;
– Élection ou renouvellement des membres du bureau selon nos statuts ;
– Questions diverses inscrites au préalable.

Cette convocation est faite conformément aux dispositions de nos statuts, dont je vous invite à relire les modalités applicables en matière de représentation et de vote. Si vous ne pouvez assister à cette réunion, vous pourrez donner pouvoir à un autre membre adhérent, selon les formes prévues par nos textes internes.

Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la bonne information de chacun : [LISTE DES DOCUMENTS JOINTS À LA CONVOCATION].

Comptant sur votre présence et votre engagement, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[FAIT A VILLE]
[DATE]
[SIGNATURE]

Les passages entre crochets et en capitales sont à remplacer par votre situation. Plume peut le faire pour vous : elle vous pose les questions, puis rend la lettre en PDF.

Ce qu'il faut savoir avant d'écrire

Quand utiliser cette lettre ?
Le bureau doit réunir les adhérents en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire pour approuver les comptes, voter un budget ou renouveler l'équipe dirigeante. Cette convocation formalisée garantit la forme attendue par les statuts et sécurise la valeur des votes pris.
Les 6 informations à préparer
  • Le nom complet de l'association
  • La date, l'horaire et le lieu choisis pour l'assemblée
  • L'ordre du jour complet validé par le bureau
  • Les documents à joindre (rapports moral et financier)
  • Les modalités de convocation prévues par vos statuts
  • Le nom et la fonction du signataire habilité
Les erreurs qui font revenir la lettre
  • Respectez point par point les modalités fixées par vos statuts (forme, destinataires, pièces jointes) : c'est la meilleure protection contre une invalidation des votes.
  • Joignez dès la convocation les rapports moraux et financiers à examiner, surtout si des approbations sensibles sont prévues.
  • Conservez la preuve d'envoi et rangez-la avec le procès-verbal dans les archives de l'association.

Faire écrire la lettre plutôt que la remplir

Plume reprend ce modèle, vous demande ce qui manque — noms, dates, références — et vous rend la lettre finie, prête à imprimer ou à signer.

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Questions fréquentes

À quelle distance dans le temps faut-il envoyer la convocation ?
Cela dépend directement de vos statuts : certains imposent une antériorité minimale, d'autres laissent le bureau décider. Relisez la rubrique consacrée à l'assemblée générale et tenez compte du temps utile pour que chacun reçoive les documents à examiner.
Un vote pris malgré une convocation irrégulière est-il fiable ?
Une irrégularité de forme fragilise fortement les décisions votées et expose l'association à des contestations internes. Suivez strictement les modalités statutaires et conservez une preuve d'envoi pour sécuriser la réunion.

Autres modèles de lettres

Être représenté à l'assemblée générale d'une association

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Demande d'assemblée générale extraordinaire de copropriété

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Procuration pour voter en assemblée de copropriété

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Tous les modèles sont sur la page Modèles de lettres. Pour un formulaire officiel, voyez la Bibliothèque de formulaires.

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