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Embaucher un salarié : les déclarations obligatoires

Guide de démarche · 6 étapes · 2 formulaires officiels

Avant la prise de poste de votre nouveau collaborateur, accomplissez la déclaration préalable à l'embauche et rassemblez les documents du dossier salarial.

Recruter un premier salarié ou renforcer votre équipe passe par une déclaration préalable à l'embauche, réalisée avant la première journée travaillée. Ce guide détaille la préparation des informations, le choix du support selon le régime, général ou agricole, et le suivi des retours de l'organisme.

Guide générique, à adapter à votre situation. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel du droit.

La démarche, dans l'ordre

  1. Réunir les informations du salarié et du poste

    Collectez l'état civil du futur salarié, son numéro de sécurité sociale s'il en dispose, ainsi que les caractéristiques du poste : qualification, dates, horaires et rémunération prévue. Ces éléments alimenteront simultanément la déclaration et le contrat.

  2. Choisir le contrat adapté et le rédiger

    Décidez du type de contrat, sans terme déterminé ou à durée déterminée, et formalisez-le par écrit. Certaines formes de contrat supposent des mentions et des cas de recours particuliers, à vérifier avant signature.

  3. Effectuer la déclaration préalable à l'embauche auprès de l'Urssaf

    La déclaration préalable à l'embauche se fait auprès de l'Urssaf, en ligne sur son site ou sur net-entreprises : c'est obligatoire au-delà d'un certain volume annuel de déclarations, et recommandé pour tous. En dessous de ce volume, un formulaire papier reste possible, envoyé en recommandé au plus tard le dernier jour ouvrable avant l'embauche. Point clé : la déclaration doit être accomplie avant la prise de fonction.

  4. Employeur agricole : faire la déclaration à la MSA

    Un employeur de salariés agricoles déclare l'embauche à la MSA, en ligne sur net-entreprises ou dans son espace employeur, ou, s'il n'est pas tenu de passer par internet, sur le formulaire papier de la MSA (14467). Pour un contrat à durée déterminée à temps plein, la MSA propose une déclaration qui comporte aussi le contrat de travail (14468). Le titre emploi simplifié agricole suit, lui, son propre circuit.

  5. Contrôler les volets de retour et garder le récépissé

    Après transmission, l'organisme vous retourne des volets confirmant la déclaration et servant notamment de justificatif pour certains régimes d'affiliation. Classez-les dans le dossier salarial dès le premier jour du salarié.

  6. Compléter les formalités qui entourent l'arrivée du salarié

    Affiliations, visites d'information, registre du personnel et documents obligatoires jalonnent également un recrutement. La déclaration préalable ne s'y substitue pas : programmez ces rendez-vous dès la signature du contrat.

Les erreurs qui font revenir le dossier

  • Embaucher le salarié avant d'avoir transmis la déclaration : cette inversion supprime les bénéfices attendus de la formalité et complique la position de chacun.
  • Recopier avec erreur le numéro de sécurité sociale ou l'identité du salarié : le volet de retour reflète alors des informations fausses longues à rectifier.
  • Croire que la déclaration règle tout : affiliations, registre et remise des documents obligatoires restent à votre charge.

Faire remplir les formulaires plutôt que les imprimer

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Questions fréquentes

La déclaration préalable est-elle obligatoire pour un recrutement très court ?
Oui, elle accompagne chaque mise en relation salariale, quelles que soient la durée ou la forme du contrat. Un oubli prive l'employeur des éléments attachés à l'accomplissement correct de cette formalité et complique la situation en cas de contrôle.
À quel moment exact effectuer la déclaration ?
Elle doit être transmise dans le délai défini par l'Urssaf, en pratique juste avant la première journée de travail. Consultez les informations officielles de l'organisme pour caler votre calendrier sans improvisation.
La déclaration préalable remplace-t-elle le contrat de travail ?
Non : la déclaration informe l'administration, le contrat formalise la relation entre employeur et salarié. Les deux pièces vivent parallèlement dans le dossier salarial.

Sources officielles consultées

Pour la même démarche

Formulaire officielDéclaration préalable à l'embauche en CDD à temps plein (MSA)Formulaire officielNotice explicative de la DPAE avec contrat de travail en CDD à temps plein (MSA)

Tous les guides sont sur la page Guides de démarches. Un mot vous arrête ? Voyez le Glossaire, ou la Bibliothèque de formulaires.